Juridisch
PRIVACYBELEID CALQORE
Voor websitebezoekers, zakelijke contacten, klanten, partners en gebruikers
Versie: 10-09-2026 · CalQore B.V., ’s-Hertogenbosch
1. Wie is verantwoordelijk?
1.1 CalQore B.V., gevestigd aan de Europalaan 24 G, 5232 BC ’s-Hertogenbosch en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42091594, is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen bedrijfsvoering verwerkt.
1.2 Vragen of verzoeken over persoonsgegevens kunnen worden gericht aan info@calqore.com of aan CalQore B.V., Europalaan 24 G, 5232 BC ’s-Hertogenbosch.
1.3 Verwerkt CalQore in opdracht van een klant persoonsgegevens die in Klantdata voorkomen, dan is die klant verwerkingsverantwoordelijke en CalQore verwerker. Daarvoor gelden de afspraken uit hoofdstuk 4 van de NLdigital Voorwaarden 2025, dat tussen CalQore en de klant als verwerkersovereenkomst geldt.
2. Op wie is dit beleid van toepassing?
2.1 Dit beleid geldt voor iedereen van wie CalQore persoonsgegevens verwerkt: websitebezoekers, mensen die contact opnemen of een demo of offerte aanvragen, contactpersonen van klanten en partners, en gebruikers van de software.
2.2 CalQore levert uitsluitend aan zakelijke afnemers. De verwerkte persoonsgegevens zijn daarom meestal zakelijke contact- en gebruikersgegevens. Dat neemt niet weg dat de rechten uit dit beleid toekomen aan iedere natuurlijke persoon, ongeacht in welke hoedanigheid hij of zij optreedt.
3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
3.1 Afhankelijk van de relatie en het gebruik verwerkt CalQore:
contact- en bedrijfsgegevens: naam, functie, bedrijfsnaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, land en bedrijfswebsite;
gegevens uit demo-, offerte-, contact- en partneraanvragen, waaronder de toelichting die de aanvrager zelf verstrekt;
account- en licentiegegevens: gebruikersnaam, zakelijke contactgegevens, toegewezen modules, licentiestatus en de bevoegde organisatie;
contract-, transactie- en correspondentiegegevens die nodig zijn voor verkoop, licentiebeheer, dienstverlening, support en administratie;
support- en technische gegevens die een gebruiker of partner verstrekt: foutmeldingen, logbestanden, softwareversie, systeeminformatie en de inhoud van de supportvraag;
technische websitegegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, bezoektijdstip en noodzakelijke cookie- of loggegevens;
3.2 CalQore vraagt niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens en de software is daar niet op ingericht. Verstrek die gegevens alleen wanneer dat strikt noodzakelijk is en schriftelijk is overeengekomen.
4. Waar komen de gegevens vandaan?
4.1 De meeste gegevens ontvangt CalQore rechtstreeks van de betrokkene of van de organisatie waarvoor hij of zij werkt.
4.2 Daarnaast ontvangt CalQore zakelijke contactgegevens van een Referral Partner die een potentiële klant introduceert, en van een Solution Partner die account-, licentie- of supportgegevens deelt voor activering, tweedelijnssupport en escalatie. Het gaat dan om naam, functie, organisatie en zakelijke contactgegevens.
4.3 Ontvangt CalQore gegevens niet van de betrokkene zelf, dan informeert zij hem of haar daarover binnen de wettelijke termijn, met vermelding van de bron.
5. Waarom en op welke grondslag?
5.1 CalQore verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
het behandelen van contactverzoeken, demo’s, offertes en partneraanvragen en het uitvoeren van gevraagde stappen vóór het sluiten van een overeenkomst;
het uitvoeren van overeenkomsten, het beheren van accounts en licenties, het leveren van software en het verzorgen van support, beveiliging en noodzakelijke productcommunicatie, waarbij bij de eerste behandeling van supportmeldingen geautomatiseerde hulpmiddelen kunnen worden ingezet;
facturatie, betalingen en partneradministratie, en het voldoen aan wettelijke administratie- en bewaarplichten;
het beveiligen van website, software en dienstverlening, het voorkomen van misbruik en fraude, het onderzoeken van incidenten en het vaststellen of verdedigen van rechten;
het verbeteren van producten en dienstverlening op basis van zakelijke feedback, supportinformatie en geaggregeerde of geanonimiseerde inzichten;
het doorgeleiden van een aanvraag naar de reseller die verantwoordelijk is voor de regio van de aanvrager, zodat die de aanvraag kan opvolgen;
het verzenden van nieuwsbrieven of commerciële communicatie.
5.2 De grondslag is, afhankelijk van de situatie: de uitvoering van een overeenkomst of stappen daaraan voorafgaand, het voldoen aan een wettelijke verplichting, toestemming, of een gerechtvaardigd belang.
5.3 De gerechtvaardigde belangen betreffen met name zakelijke communicatie, relatiebeheer, beveiliging, fraudepreventie, ondersteuning, productverbetering en het beschermen of uitoefenen van rechten. CalQore weegt die belangen af tegen de belangen en rechten van de betrokkene.
5.4 Is een contactpersoon of gebruiker niet persoonlijk partij bij de overeenkomst, dan baseert CalQore de voor de uitvoering van die zakelijke relatie noodzakelijke verwerking op het gerechtvaardigd belang van CalQore en van de betrokken organisatie.
5.5 Nieuwsbrieven en commerciële e-mail worden verzonden op basis van toestemming, of binnen een bestaande zakelijke klantrelatie voor zover de wet dat toestaat. Iedere ontvanger kan zich in elk bericht afmelden. Toestemming kan op elk moment worden ingetrokken; dat tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.
6. CalQi
6.1 CalQi is een optionele assistentiefunctie in de software waarmee een gebruiker vragen kan stellen over het gebruik en de werking van CalQore.
6.2 CalQi is standaard uitgeschakeld. Uitsluitend een beheerder van de klant kan CalQi in- en uitschakelen; een gewone gebruiker kan die keuze niet wijzigen. De interface toont doorlopend dat antwoorden door een AI-systeem worden gegenereerd en gecontroleerd moeten worden, en of CalQi op dat moment is ingeschakeld. Staat CalQi uit, dan werkt de software volledig lokaal.
6.3 CalQi beantwoordt vragen op basis van de helpdocumentatie. Voert een gebruiker daarbij persoonsgegevens in, dan verwerkt CalQore die als verwerker, namens en volgens de instructies van de zakelijke klant. De ingeschakelde subverwerkers staan in de bijlage subverwerkers bij de opdrachtbevestiging.
6.4 Persoonsgegevens kunnen ook op andere manieren in de software terechtkomen dan via CalQi, bijvoorbeeld doordat een gebruiker ze invoert in projecten, relaties of calculaties, of doordat zij bij het ingaan van de licentie worden aangeleverd. Die gegevens blijven binnen de door de klant beheerde omgeving; CalQore krijgt er alleen toegang toe wanneer de klant ze deelt voor support of een koppeling activeert. Ook op die verwerking is de verwerkersovereenkomst van toepassing.
6.5 CalQi neemt geen besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbare wezenlijke gevolgen voor personen. De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de beoordeling en het gebruik van een antwoord.
7. Met wie delen wij gegevens?
7.1 CalQore deelt persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de genoemde doelen of voor de uitvoering van een overeenkomst, of wanneer de wet dat verlangt. CalQore verkoopt geen persoonsgegevens.
7.2 Doorgeleiding naar een regionale reseller. Is in de regio van de aanvrager een reseller beschikbaar, dan kan een aanvraag voor een demo, offerte, prijsopgave of contact naar die reseller worden doorgestuurd, zodat die de aanvraag kan opvolgen. Daarbij worden de verstrekte contact- en bedrijfsgegevens en de inhoud van de aanvraag gedeeld. De reseller is voor die opvolging en voor zijn eigen verkoopadministratie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en hanteert een eigen privacybeleid. Wie niet wil dat zijn aanvraag wordt doorgestuurd, kan dat melden via info@calqore.com; CalQore behandelt de aanvraag dan zelf, voor zover dat in de betreffende regio mogelijk is.
7.3 Een Referral Partner verstrekt zakelijke contactgegevens van een lead aan CalQore wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Daarna behandelt CalQore de demo, offerte, verkoop en opvolging.
7.4 Een Solution Partner verkoopt en factureert vanuit de eigen onderneming en verzorgt implementatie en eerstelijnssupport. Hij verkoopt uitsluitend onder de naam CalQore. Voor de gegevens die de partner namens of ten behoeve van CalQore verwerkt, sluit CalQore met hem een verwerkersovereenkomst. Voor zijn eigen klantadministratie en commerciële verwerking is de partner zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.
7.5 CalQore schakelt verwerkers en andere dienstverleners in. Het gaat om de volgende categorieën ontvangers:
de aanbieder van de website, de daarop gebruikte formulieren en het cookietoestemmingsbeheer;
aanbieders van zakelijke IT, e-mail en kantoorsoftware;
de aanbieder van onze software voor relatiebeheer, en de reseller die de supportomgeving en de ondersteuning op afstand verzorgt;
de aanbieder van onze nieuwsbriefsoftware;
onze administratie- en accountantsdienstverlening;
de aanbieder van de cloudinfrastructuur waarop onderdelen van onze dienstverlening draaien.
7.6 Met verwerkers sluit CalQore een verwerkersovereenkomst.
7.7 CalQore kan gegevens verstrekken aan adviseurs, toezichthouders, opsporingsinstanties of andere bevoegde partijen wanneer dat noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen of rechten te beschermen.
8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
8.1 Een deel van de in artikel 7.5 genoemde dienstverleners en resellers verwerkt persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt uitsluitend op grond van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of van de door haar vastgestelde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende aanvullende maatregelen. Aanvullende informatie hierover is op verzoek beschikbaar via info@calqore.com.
9. Hoe lang bewaren wij gegevens?
9.1 CalQore bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Bij het bepalen van de termijn kijkt CalQore naar de duur van de relatie, de aard van de gegevens, de noodzaak voor support en beveiliging en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Als richtlijn geldt:
gegevens uit contact-, demo- en offerteaanvragen die niet tot een overeenkomst leiden: in beginsel tot ongeveer twee jaar na het laatste contact;
klant- en partnergegevens: gedurende de relatie en in beginsel tot ongeveer twee jaar daarna;
administratie, facturen en contracten: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht;
support- en beveiligingsgegevens: zolang dat voor behandeling, reproduceerbaarheid en beveiliging nodig is;
websitegegevens en cookiegegevens: per cookie verschillend, zie de cookieverklaring;
gegevens voor nieuwsbrieven: tot afmelding of bezwaar.
9.2 Langere bewaring vindt plaats wanneer dat noodzakelijk is op grond van wetgeving, een lopend geschil, een beveiligingsonderzoek of een afspraak in de verwerkersovereenkomst.
10. Beveiliging
10.1 CalQore neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en ongeoorloofde verstrekking. Daarbij horen onder meer toegangsbeperking, versleuteling tijdens overdracht en waar passend bij opslag, back-ups, beveiligingsupdates en afspraken met verwerkers.
10.2 Geen methode van opslag of overdracht is volledig risicoloos. CalQore beoordeelt de maatregelen periodiek en past ze aan wanneer risico’s, techniek of dienstverlening daartoe aanleiding geven.
11. Cookies
11.1 De website gebruikt noodzakelijke technische voorzieningen om pagina’s, beveiliging en formulieren te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig.
11.2 Analytische en marketingcookies en vergelijkbare technieken worden uitsluitend geplaatst nadat de bezoeker daarvoor via de cookiebanner toestemming heeft gegeven. Zonder die toestemming worden zij niet geladen.
11.3 Welke cookies op enig moment worden geplaatst, met doel, leverancier en bewaartermijn, staat in de cookieverklaring die via de cookie-instellingen van de website beschikbaar is. Die verklaring wordt actueel gehouden. Toestemming kan daar op elk moment worden ingetrokken. Het blokkeren van noodzakelijke voorzieningen kan de werking van de website beperken.
12. Rechten van betrokkenen
12.1 Een betrokkene kan CalQore verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdraagbaarheid van zijn of haar persoonsgegevens. Ook kan bezwaar worden gemaakt tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang en, altijd, tegen direct marketing.
12.2 Een verzoek kan worden ingediend via info@calqore.com. CalQore reageert binnen de wettelijke termijn. Bij een complex verzoek kan die termijn worden verlengd, waarover de betrokkene dan wordt geïnformeerd. CalQore kan om aanvullende informatie vragen wanneer dat redelijkerwijs nodig is om de identiteit vast te stellen.
12.3 Rechten zijn niet absoluut. CalQore kan een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren wanneer de wet dat toestaat, bijvoorbeeld vanwege wettelijke bewaarplichten, rechten van anderen of de noodzaak rechtsvorderingen in te stellen of te verdedigen. Een weigering wordt gemotiveerd.
12.4 Betreft het verzoek gegevens die CalQore als verwerker voor een klant verwerkt, dan verwijst CalQore de betrokkene door naar die klant en informeert zij de klant.
12.5 Een betrokkene kan een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of een andere bevoegde Europese toezichthouder. CalQore ontvangt bij voorkeur eerst de gelegenheid de vraag of klacht zelf te behandelen.
13. Links en diensten van derden
13.1 De website en de software kunnen verwijzen of koppelen naar diensten van derden. Treden die partijen niet op als verwerker van CalQore, dan zijn zij zelfstandig verantwoordelijk voor hun eigen verwerking en gelden hun eigen privacyvoorwaarden.
14. Wijzigingen
14.1 CalQore kan dit beleid aanpassen wanneer de dienstverlening, de gegevensverwerking of de wetgeving verandert. De actuele versie staat op de website, met vermelding van de versiedatum.
14.2 Heeft een wijziging wezenlijke gevolgen voor betrokkenen, dan informeert CalQore hen daarover op een passende wijze, voor zover dat redelijkerwijs mogelijk of wettelijk vereist is.
15. Contact
CalQore B.V., Europalaan 24 G, 5232 BC ’s-Hertogenbosch, Nederland
KvK: 42091594 · btw: NL869675874B01 · e-mail: info@calqore.com · telefoon: +31 85 0747007